Petit disclamer ! Au sujet des outils, il n’y a pas de “recette miracle”, il s’agit plutôt d’utiliser les bons outils au bon moment et de façon pertinente et réfléchie par rapport à ses propres process.
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Notion comme support global de connaissance

Dans l’équipe in Residence, nous utilisons une base de connaissance commune que chacun enrichit régulièrement avec ses connaissances, ses retours d’expérience, ses process, sa veille métier… sur l’outil Notion.
Cet outil ultra-puissant nous permet une autonomie presque infinie sur la mise en forme du contenu ce qui favorise sa lecture et le partage. Le côté collaboratif permet aussi à toutes les personnes concernées d’y participer...
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À titre d’exemple, le process de recrutement pour les postes de Recruteur in Residence est complètement documenté dans Notion. Cela nous permet à tous communiquer de la même façon sur le poste et de cadrer les différentes étapes.

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Les outils de gestion de candidatures ou ATS

Il y a peu de temps je discutais avec un client (un CRO) de son besoin en recrutement et je lui demandais quel ATS il utilisait…”quel quoi ?? ATS ??” Oui, ATS : Applicant Tracking System” . Les ATS, ces outils de gestion de candidatures sont absolument incontournables à partir d’un certain volume de recrutements, tant ils permettent de gagner du temps mais aussi de l’efficacité.

Une foule d’outils existent parmi lesquels Welcome to the Jungle (WTTJ), qui cumule à la fois la fonction de jobboard et d’ATS. Bien connu des startups, c’est une des références des candidats et recruteurs ces dernières années, l’interface est simple d'usage, ne demande pas d’onboarding particulier et vient d’intégrer une fonction qui lui manquait : celle du dashboard.

Citons également Teamtaylor totalement personnalisable, très complet dans ses features, avec l’accès à des datas précises. Tout comme WTTJ, il se connecte facilement à votre site internet et il a l’avantage d’avoir la diffusion d’offres multi-canal intégrée aux réseaux. 

‍Des outils pour une chasse ultra ciblée et qui aident à rester organisé(e)

L’étape suivante à laquelle se confronte ensuite le recruteur est celle du sourcing. Si son réseau professionnel et Linkedin sont sous doute les leviers les plus puissants pour identifier les talents à l’écoute du marché, il existe des outils d’automatisation qui permettent de gagner du temps dans la chasse des profils notamment sur les réseaux sociaux. Il faut être toutefois très précautionneux dans leur utilisation car ces outils peuvent s’avérer complètement contre-productifs dans le cas où ils sont utilisés pour de la chasse en masse, ce que je ne recommande absolument pas d'ailleurs. 

Parmi ces outils, il y a notamment Phantom Buster qui permet - entre autres- de créer des séquences ciblées de contacts sur plusieurs canaux différents (LinkedIn, Instagram, Twitter ou encore Google). L'outil est facile d’utilisation si tant est qu’on passe un peu de temps à s’onboarder dessus mais par chance beaucoup de tutos existent.
Dans la même idée, il existe également Waalaxy (anciennement connu sous le nom de Prospectin), une plateforme qui permet de prospecter sur des canaux différents. L’outil est intuitif et facile d’utilisation.

Je le répète, il faut être extrêmement vigilant quant à l’utilisation d’outil d’automatisation car le but n’est pas de spammer tout Linkedin mais bien de gagner du temps sur des tâches chronophages à faible valeur ajoutée.

‍Les jobboards et CVthèques

Elles peuvent être les deux à la fois mais les jobboards permettent de poster des annonces et les CVthèques de chercher des CVs au départ…

Ces bibliothèques d’annonces d’emplois sont une mine d’or pour les recruteurs, qui peuvent y poster les offres à pourvoir. De notre côté, nous valorisons les jobboard spécialisés par typologie de métier ou d’entreprise afin d’être plus ciblés et pertinents.

Si LinkedIn joue parfaitement son rôle de réseau social pro, il s’avère aussi et souvent efficace quant à la publication d’offres d’emploi. Passé l’interface qui n’est pas des plus intuitives, l’outil a l’avantage de pouvoir bénéficier de l’audience déjà engagée sur votre page entreprise et pouvoir toucher une cible large et souvent pertinente.

Autre outil utilisé par nos recruteurs lors de certaines de leurs missions, Licorne Society qui est uniquement orienté startup. Avec à la fois des offres de stages mais aussi de CDI, ce jobboard est relativement complet. 

‍Les outils d’Assessment

Il existe des outils pour toutes les étapes du recrutement et celle du test des compétences ne fait pas exception. Pour adopter une démarche différente et complémentaire à celle du business case, il y a les plateformes d’assessment.

On retient de notre côté AssessFirst, qui permet d’aider à la décision sur le plan des soft skills des candidats via l’envoi d’un simple lien de test. C’est une démarche intéressante car cela donne pas mal de bille pour enrichir la réflexion mais l’interprétation et la lecture des résultats peuvent aussi parfois s’avérer fastidieux. 

Comment ne pas citer aussi Assessment qui n’est certes pas un outil au sens plateforme, mais qui s’inscrit comme un service de validation des hard skills par un expert externe à l’entreprise et qui garantit à un coût raisonnable les compétences d’un talent sans avoir aucun biais.

Enfin, pour l’assessment des profils tech, Codelity permet au recruteur de comprendre le test et de le valider ou non sans avoir besoin d’une connaissance technique particulière.

L’outil de prise de références

Étape incontournable et souvent finale du recrutement celle de la prise de références des candidats pour garantir les erreurs de recrutement.

On n’en retient qu’une seule : Refty est une plateforme qui automatise et structure la prise de références par les recruteurs et simplifie son analyse. Nous avons d’ailleurs interviewé le co-fondateur de l’outil il y a quelques mois : il y explique le fonctionnement de Refty.

Pour clôturer cet article j’aimerais rappeler qu’il est important d’utiliser les outils avec bon sens sans quoi il risquerait d’avoir l’effet inverse que celui voulu. Il faut prendre le temps de bien les sélectionner et de les maîtriser et c’est la philosophie que j’adopte avec Recruteur in Residence :c’est avec l’expérience des différentes missions que l’on acquiert une meilleure connaissance du panel d’outils existants et que l’on saura les utiliser au mieux !.