Avoir les bons profils au bon endroit et au bon moment : c’est un des facteurs de succès de votre entreprise. Et la direction des ressources humaines n’y déroge pas. Une organisation claire et solide de cette fonction aux responsabilités limitées, garantit des politiques et des pratiques efficaces en matière de gestion des ressources humaines.
Voici les étapes clés à suivre en fonction de la maturité de votre entreprise pour structurer votre département RH, comprendre le rôle des RH et améliorer la gestion des ressources humaines.
Pour bien dimensionner et structurer votre équipe RH il est nécessaire de bien comprendre les différentes composantes de cette discipline.
Bien sûr, la taille d'un département RH dépend de chaque entreprise. Cela dépend de sa culture d'entreprise, de sa stratégie de croissance, de son stade de développement et du budget disponible. Il n’y a donc à proprement parler pas de stratégie parfaite pré existante que l’on peut copier/coller. Il existe tout de même de grands principes que nous proposons de partager.
Au sein de la direction des ressources humaines, on distingue en général 4 périmètres types avec 4 finalités distinctes. Cela permet de structurer et de comprendre quelles sont les étapes et les moments auxquels il faut staffer.
Le People Ops, encore appelé chargé RH ou administration du personnel est la fonction qui fait tourner et sécurise la partie administrative, paie et légale. C’est une fonction RH généraliste. C’est aussi (et souvent) la fonction qui va assurer la digitalisation des processus RH comme par exemple la mise en place d’un SIRH, l’outil de gestion des tâches RH (comme la gestion de la paie, les notes de frais, l’on/offboarding, l’évaluation collaborateur…).
Ce poste est souvent l’un des premiers recrutés dans les entreprises, car opérationnel et nécessaire pour faire "tourner" l’entreprise. D’une manière générale il est souvent pertinent dans une organisation qui compte jusqu’à environ 30 salariés.
La ou les fonctions qui occupent ce périmètre gèrent l'ensemble du processus de recrutement. Le scope est large. Il débute à la prise de brief, en passant par la rédaction de l'offre d'emploi, la réalisation des premiers entretiens jusqu'à l'onboarding du nouveau collaborateur.
Leur rôle est de réussir à attirer les meilleurs profils. Pour cela, ils vont s'occuper du développement de la marque employeur. Ils vont aussi identifier les meilleures stratégies de sourcing pour les candidats, qu'elles soient inbound ou outbound. Au global il sera le garant de l’expérience candidat depuis sa candidature jusqu’à son onboarding.
Pour cette fonction le moment du recrutement dépend de la stratégie de croissance prévue par l’entreprise et de ses ambitions.
En fonction des besoins, on peut faire appel à un prestataire externe. Cela peut être un cabinet de recrutement (comme par exemple Avizio ou Mobiskill) ou un consultant RPO. Cela est utile si l’entreprise prévoit de nombreux recrutements sur une courte période. On peut aussi choisir d'internaliser un profil.
L’enjeu de la fonction est de structurer tout ce qui est lié à la rétention collaborateurs et l’expérience salariée. Qu’il s’agisse des sujets de learnings & development, de gestion des talents, de développement des compétences, de rémunération et avantages sociaux par exemple.
Recruter ce type de profils s’avère pertinent dès 75 collaborateurs. Mais encore une fois c’est à adapter en fonction de la stratégie de croissance de l’entreprise.
Dernière composante clé des fonctions RH, le HR business partner (ou HRBP) aide les principales Business Units et leurs managers. C’est le RH de proximité de terrain qui va relayer l’ensemble de process déterminés par les fonctions précédemment présentés. Là encore tout dépend de la phrase de structuration et de la croissance de l’entreprise.
En moyenne 2 à 4% des effectifs sont consacrés à la fonction RH au sein des entreprises, qu’il s’agisse de startups ou grand groupe.
Cependant, quand on commence de zéro, il est difficile de savoir par où débuter. La fonction RH et la gestion du personnel ont beaucoup changé ces dernières années. Cela est surtout dû à l'écosystème des startups et de la Tech. Leurs modèles de croissance rapide demandent un soutien humain important et précis.
Dans les sujets à traiter dès la base et sur lesquelles il ne faut absolument pas rogner il y a : le social et la paye. Tout le monde souhaite être payé dans les temps, et que l’entreprise qui l’emploie respecte le droit. Et si ce n’est pas le cas, l’impact peut être destructeur.
Même chose pour les règles légales : tout retard expose l’entreprise à des risques. Cela demandera aussi du temps et des ressources pour se remettre à niveau.
Autre sujet de base le recrutement et plus globalement tout ce qui touche à l’employee value proposition.
Enfin, la stratégie people prend également tout son sens lors de la structuration d’une fonction RH. Il s’agit de définir et la politique people et de la décliner en roadmap.
Dans tous les cas, il faut refuser la tentation de chercher le mouton à 5 pattes, il n’existe pas !
Dans la structuration de la fonction RH, il est un pilier indispensable : le Directeur des ressources humaines et son recrutement. Ce poste est stratégique car au plus près à la fois des salariés mais aussi du top management. Il faut donc nécessairement recruter un profil bien aligné avec l’organisation.
Pour cela plusieurs critères peuvent permettre d’identifier si le profil est le bon.
Dans les startups ou les entreprises qui grandissent vite, l'organisation des ressources humaines peut être floue. Un bon DRH doit savoir s'adapter à cet environnement. Il doit être très opérationnel et capable de mettre en place des structures et des processus.
À l’inverse, dans une organisation, plus stable ou plus mature, où les process fonctionnent, le bon directeur des ressources humaines sera celui qui sera capable de faire prendre de la hauteur, du recul aux parties prenantes et d’anticiper tous les points de friction et problèmes à venir.
Sur le papier, savoir si son organisation est dans l’une ou l’autre de ces deux catégories peut sembler simple.
En réalité, un audit RH sera souvent un bon outil sur lequel s’appuyer.
Cet outil permet de réfléchir à notre façon de travailler et de produire. Il aborde de nombreux sujets. Cela inclut les ressources humaines, le recrutement, la formation, la paie, la gestion des compétences, les relations sociales et le cadre légal. Pour être efficace, il est conseillé de le faire par un prestataire externe. Un DRH senior en temps partagé est une bonne option. Cela est important car le sujet a plusieurs thèmes subjectifs. L'interprétation de ces thèmes peut mener à des avis biaisés.
De part son positionnement, il est nécessaire que les visions du CEO et du DRH soient alignées.
C’est ce dernier qui va jouer un rôle d’ambassadeur auprès des salariés de la culture à transmettre. C’est là que ses compétences de communicant interviennent.
Le DRH est la voix de l’organisation, de sa culture. Il donne les bonnes et mauvaises nouvelles. Sur ce point tout est une question de soft skills et de structure d’entreprise encore une fois.
Autre critère important : le DRH est un manager ! Le manager joue un rôle important. Il doit gérer des équipes d'experts. Il les aide à trouver des solutions.
D’autres critères rentrent en compte et sont détaillés dans cet article sur le recrutement d’un DRH. En complément on peut ajouter que le recrutement de ce type de profil peut s’avérer long et fastidieux alors que le besoin peut être immédiat.
Dans ce cas, il est conseillé de faire appel à un DRH de transition. Cela permettra de remplir les vides et d'assurer une transition douce. Cela se fera avant un recrutement à temps plein en interne.
La question du recrutement de ces fonctions RH se pose alors.
La première possibilité à laquelle on peut penser de manière automatique est de recruter en interne directement.
Une autre solution est de recourir à des ressources à temps partagé.
Et une troisième voix peut-être de combiner les deux solutions. Là encore tout dépend de la structure et des perspectives de croissance de l’entreprise.
Dans une startup en phase de démarrage, utiliser une ressource à temps partagé quelques jours par semaine est une bonne idée. Elle permet d'avoir un expert sans le recruter à plein temps. Cela évite de payer un salaire élevé pour une petite structure tout en ayant l'assurance de mettre en place les bons piliers indispensables pour la suite.
Une ressource à temps partagé peut aussi être une bonne solution pour remédier à un manque temporaire comme un départ en congé maternité ou en attendant le recrutement à temps plein d’un profil.
Enfin dans une entreprise en hypercroissance, une ressource à temps partagé peut tout à faire venir en renfort. Par exemple pour appuyer sur du recrutement volumique ou urgent.
Le recours à une ressource partagée doit être apprécié comme une solution de transition. Elle n’est pas une solution pérenne. Elle ne peut pas être envisagée en lieu et place d’un recrutement interne à long terme. Une ressource internalisée aura de fait une meilleure disponibilité, une meilleure connaissance de l’entreprise et sera la clé d’une structuration pérenne.
Il n’y a pas de méthode miracle et les éléments présentés dans cet article ne sont pas exhaustifs. Dans la décision de structuration de votre direction des ressources humaines, il faut bien évidemment prendre en compte votre contexte et les perspectives qui s’offrent à votre entreprise. Dans tous les cas, ne sous-estimez pas l’intérêt et l’impact d'une politique RH forte au sein de votre entreprise.
Vous avez besoin de recruter sur des fonctions RH ? Ou vous avez besoin de structurer vos équipes avec de la ressource à temps partagé ? Nos équipes de DRH de transition ou People Ops à temps partagé se feront un plaisir de vous accompagner sur le sujet ! Parlons-en !
